Pendant le 1er confinement, Amar Hadji, coordinateur et enseignant de la filière Energie au Cnam a dû s’adapter pour organiser à distance les soutenances orales de jurys de diplôme pour des licences et ingénieurs du BTP et de la filière énergie. Il a partagé, à l’occasion d’un récent focus group organisé par le Living Lab Sofa du Cnam, son retour d’expérience sur la mise en place d’une soutenance à distance. Il raconte ici son usage de BigBlueButton, outil de classe virtuelle, pour mettre en lien les professeurs des chaires concernées avec les candidats et leur tuteur. « Les jurys se sont très bien passés, à 95%, toutefois il y a quelques précautions à prendre pour que les élèves puissent soutenir dans de bonnes conditions ». Ses conseils sont utiles en ces temps de confinement répétés…
1. Envoyer des consignes claires en amont aux participants
Premier conseil, envoyer un e-mail aux élèves et à leur tuteur pour expliquer clairement
- la procédure pour se connecter, avec le lien permettant d’accéder à la salle virtuelle de soutenance,
- la date et l’’heure de la soutenance,
- son déroulement,
- et les modalités pour tester l’outil de classe virtuelle (cf. point 2).
« Il est préférable d’indiquer à l’élève qu’il devra activer sa caméra pour présenter sa soutenance. Nous avons besoin de le voir s’exprimer. Le risque, sinon, c’est qu’il lise des notes préparées à l’avance, ce qui fait perdre de la spontanéité à la soutenance. C’est aussi un moyen de contrôler son identité ». Explique Amar.
Enfin le support de la soutenance doit être bien adapté à une soutenance à distance, avec notamment des numéros de page pour pouvoir y naviguer plus facilement au moment des questions/réponses avec le jury par exemple.
2. Permettre aux apprenants de réaliser des tests techniques
Il est également utile de conseiller aux apprenants et participants à la soutenance (tuteurs, membres du jury) de réaliser un test technique en amont de la soutenance à distance. Pour se faire, on peut mettre à disposition une session « examen » dans l’espace de cours de Moodle dédié à la formation. On trouvera ici un tuto expliquant à ces derniers la procédure à suivre.
« Ce test permet d’éviter les désagréments de connexion, de navigateur web inadéquat ou d’un document trop lourd à charger » nous dit Amar. « C’est important surtout lorsque le candidat se trouve dans une entreprise où il peut y avoir des sécurités informatiques fortes. Il pourra aussi s’exercer à manipuler l’outil, voire s’entraîner à soutenir en situation réelle s’il le souhaite ».
3. Bien « timer » les étapes de soutenance
« Le déroulé du jury et son timing sont très importants pour ne pas décaler les jurys suivants », précise Amar. Le scénario le plus courant est celui-ci :
- Accueil du candidat et de son tuteur (5 minutes)
- Soutenance du candidat (20 minutes)
- Echange avec le jury et le tuteur (20 minutes)
- Délibération du jury (10 minutes)
- Retour au candidat de sa note et des commentaires.
4. Contrôler la présence du public
Le public peut être connecté à la classe virtuelle pendant la soutenance, comme en présentiel, mais tout comme l’élève et son tuteur, il doit la quitter au moment de la délibération du jury. « Dans BBB, nous avons la possibilité d’« éjecter » les présents qui oublieraient de quitter la salle, et nous leur indiquons ensuite dans le chat le moment où ils peuvent revenir ».
5. Vérifier l’identité du candidat
Comment vérifier que c’est le bon candidat qui soutient ?
Conformément à l’Ordonnance n° 2020-351 du 27 mars 2020 relative à l’organisation des examens pendant la crise, il faut faire la preuve que le candidat qui soutient est bien celui qui est inscrit à l’épreuve. « Si l’un des membres du jury ou son tuteur atteste qu’il s’agit bien du bon candidat il n’y a pas de problème, explique Amar. S’il y a un doute, il est toujours possible de lui demander de présenter en caméra une pièce d’identité. »
Quels premiers enseignements ?
Le 1er confinement nous a permis d’expérimenter des épreuves de soutenances orales à distance. Tout comme les soutenances en présentiel cela nous a demandé des préparations côté formateur (consignes, déroulement de la soutenance et assistance technique en cas de besoin) et côté apprenants (lecture des consignes et déroulement de la soutenance, test du matériel technique et entraînement à distance).
Cela a aussi permis de gagner du temps et de nous sécuriser face au risque de contamination lié à la Covid car les enseignants comme les tuteurs ont pu se retrouver à distance via la classe virtuelle avec les élèves sans pour autant se déplacer. Les critères d’évaluation ont été établis en amont et les jurys avaient déjà lu les travaux de fin de diplôme présentés par les élèves avant chaque soutenance.
Comme le rappelle Amar, « la réunion à distance a déjà été adoptée par de nombreuses grandes entreprises depuis longtemps. La crise sanitaire n’a fait qu’amplifier le phénomène. Finalement, la soutenance à distance est un bon apprentissage pour les élèves et les formateurs ».
Faut-il alors le poursuivre même lorsque le confinement sera terminé ?